برنامج ديون العملاء: كيف تعرف رصيد كل عميل يشتري بالآجل

برنامج ديون العملاء يسجّل كل فاتورة آجلة على حساب العميل الذي اشترى، ويخصم من الحساب كل مبلغ يسدّده العميل وكل بضاعة يرجعها. فيظهر رصيده الصحيح في أي وقت دون جمع باليد. والرصيد معادلة واحدة: ما كان على العميل في البداية، تضيف إليه مشترياته الآجلة، وتطرح منه مرتجعاته وما دفعه.

وهذا الدليل لصاحب المحل الذي يبيع بالآجل لعملاء يعرفهم: ورشة تأخذ قطع الغيار طوال الشهر، أو مقاول يشتري مواد البناء على حسابه، أو مطعم يأخذ حاجته من المحل كل صباح. وفيه أربعة أمور: لماذا يخذلك الدفتر الورقي، وما الذي تسجّله لكل عميل، وكيف تحصّل ديونك، ثم ما الذي يتولاه البرنامج عنك.

مخاطر دفتر الديون الورقي

الدفتر يحفظ ما كتبته فيه، لكنه لا يحسب، ولا يراجع، ولا ينبّه. ومخاطره ست:

1. الخطأ في الجمع يبقى. كل رصيد في الدفتر جمعٌ باليد على الرصيد الذي قبله. فإن أخطأت مرة، انتقل الخطأ إلى كل سطر بعده، ولن تكتشفه إلا حين يعترض العميل.

2. النسخة الواحدة. إن ضاع الدفتر، أو ابتلّ، أو احترق، ضاعت معه ديون المحل كلها. ولا نسخة احتياطية لدفتر.

3. السطر لا يرتبط بفاتورة. يُكتب في الدفتر «أغراض» ومبلغ. فإذا سأل العميل عمّا اشتراه في ذلك اليوم، لم تجد ما تريه إياه.

4. السداد لا يترك أثراً عند العميل. يدفع العميل، فيشطب الموظف السطر، ولا يأخذ العميل شيئاً بيده. وبعد شهرين يقول إنه دفع، فلا تملك ما يثبت العكس، ولا يملك هو ما يثبت قوله.

5. لا حدّ لما يُعطى. الموظف على الصندوق لا يرى مجموع ما على العميل. فيبيعه آجلاً وقد تجاوز دينه ما تقبله أنت.

6. الدفتر لا يُرسَل. الشركات تسدّد على كشف حساب يراجعه محاسبها. والصفحة المكتوبة بخط اليد لا يقبلها محاسب، ولا تصلح مرجعاً عند الخلاف.

ما الذي تسجّله لكل عميل

افتح لكل عميل يشتري بالآجل حساباً باسمه، ولا تجمع عملاءك في صفحة واحدة. وفي الحساب ثلاثة أنواع من البيانات.

بيانات العميل:

1. الاسم كما يريده على الفاتورة. فإن كان العميل منشأة، فاكتب اسمها الرسمي ورقمها الضريبي وعنوانها.

2. جوال المسؤول عن السداد. وهو غالباً غير الشخص الذي يستلم البضاعة.

3. أسماء من يحق لهم الشراء على الحساب. فلا يأخذ باسم الشركة كل من يقول إنه منها.

شروط الحساب:

1. حد الائتمان، وهو أعلى مبلغ تقبل أن يكون ديناً على العميل في وقت واحد. ضعه قبل أول بيع، لا بعد أن يتراكم الدين.

2. مدة السداد التي اتفقتما عليها، مكتوبةً ومعروفةً للطرفين.

الحركات، وكل واحدة بمستندها:

1. كل بيع آجل بفاتورة مرقّمة، فيها التاريخ والأصناف والمبلغ.

2. كل مرتجع مرتبط بفاتورته الأصلية، وينقص من الرصيد بقيمته.

3. كل سداد بسند قبض مرقّم، فيه التاريخ والمبلغ واسم العميل، ونسخة منه للعميل.

وإن كنت تنتقل من الدفتر إلى برنامج، فلا تنقل الأرقام كما هي. اتصل بكل عميل، واتفقا على رصيده اليوم، ثم اجعل ذلك الرقم رصيده الافتتاحي. فالحساب الذي يبدأ برصيد مختلَف عليه يحمل الخلاف معه.

كيف تحصّل ديون العملاء

التحصيل يبدأ قبل البيع، حين تضع الشروط. وبعدها خمس عادات:

1. أرسل كشف الحساب كل شهر، دون أن يطلبه العميل. يعرض الكشف كل فاتورة وكل سداد بتاريخه، والرصيد بعد كل حركة. فيراجعه محاسب العميل سطراً سطراً، ويسدّد عليه.

2. أعطِ سند قبض عن كل مبلغ، ولو كان جزءاً من الدين. فالسند يحسم الخلاف قبل أن يبدأ.

3. راجع الأرصدة كل أسبوع. اعرف من زاد رصيده ولم يسدّد شيئاً، واتصل به قبل أن يكبر الدين.

4. أوقف الآجل عند الحد. إذا بلغ العميل حدّه، فلا بيع آجلاً حتى يسدّد. والقاعدة المعلنة من البداية تمنع الإحراج عند الصندوق، لأن العميل يعرفها قبل أن يصل إليها.

5. احسب ما حصّلته نقداً في درج الصندوق. المبلغ الذي يسدّده العميل نقداً يدخل الدرج. فإن لم تحسبه حين تقفل الوردية، ظهر زيادةً لا تعرف مصدرها. وتجد الطريقة في دليل تقفيل الصندوق آخر الوردية.

وحين يعترض العميل على رصيده، فلا تجادله في المجموع. ضع كشفك بجانب سجله، وراجعا الحركات سطراً سطراً. والفرق في الغالب سداد لم يُسجَّل، أو فاتورة لا يعرفها. فإن كانت كل حركة بمستند مرقّم، وجدت المستند وانتهى الخلاف.

ما الذي تطلبه من برنامج ديون العملاء

البرنامج الذي يستحق أن يحل محل الدفتر يفعل أربعة أشياء على الأقل:

1. يحسب الرصيد بنفسه من الفواتير والمرتجعات والسداد، ولا يطلب منك أن تكتبه.

2. يربط كل دين بفاتورته، وكل سداد بسند قبض مرقّم.

3. يوقف البيع الآجل فوق الحد عند الصندوق نفسه حتى يوافق المدير، لا في تقرير يُقرأ بعد أسبوع.

4. يطبع كشف حساب ترسله إلى العميل كما هو.

برنامج ديون العملاء في فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية، وفيه البيع بالآجل وتحصيله دون دفتر ديون. وهو يطبّق ما سبق على هذا النحو:

1. الآجل للعميل المسجّل منشأةً. لا يظهر خيار «آجل» عند الدفع إلا حين يكون عميل الفاتورة مسجّلاً في النظام بصفته منشأة. والزبون العابر لا يشتري بالآجل، فلا يُفتح دين لمن لا حساب له عندك.

2. رصيد كل عميل. يحسب النظام الرصيد من فواتير العميل الآجلة ومرتجعاته وما سدّده. فلا يجمعه أحد باليد، ولا ينتقل خطأ من سطر إلى سطر.

3. حد ائتمان اختياري. تضع لكل عميل حدّاً إن أردت. والبيع الذي يتجاوز الحد لا يمرّ إلا برقم المدير السري، فلا يتجاوزه الكاشير وحده.

4. سند قبض مرقّم. حين يسدّد العميل، يصدر الكاشير سند قبض برقم على حسابه، فينقص رصيده بالمبلغ نفسه.

5. كشف حساب. يطبع المدير من صفحة العملاء كشف حساب بملف PDF، فيه الحركات والرصيد بعد كل حركة. ترسله إلى العميل، فيراجعه محاسبه ويسدّد عليه.

6. دون إنترنت. يُطبع كشف الحساب من سجلات جهاز الكاشير نفسه، فلا ينتظر عودة الاتصال.

والبيع بالآجل وسندات القبض وكشوف الحساب موجودة في باقات فكر تك ريتيل الثلاث كلها، وتجد مزايا النظام كلها في صفحة فكر تك ريتيل. وإن كان عملاؤك من الشركات يطلبون عرض سعر قبل الشراء، فاقرأ دليل عرض سعر وتحويله إلى فاتورة.

وإن صار دفتر الديون عندك أثقل من أن تراجعه، فاطلب أن ترى حساب عميل وسند قبض وكشف حساب على جهاز الكاشير:

تواصل معنا على واتساب