تقفيل الصندوق آخر الوردية: كيف تعرف العجز ومن أين جاء

تقفيل الصندوق آخر الوردية أن تعدّ النقد الموجود في الدرج، ثم تقارنه بالمبلغ الذي يجب أن يكون فيه. فإن تساوى الرقمان فالصندوق مطابق. وإن نقص المعدود عن المتوقع فهذا عجز، وإن زاد عليه فهذه زيادة. وفي الحالتين تبحث عن السبب قبل أن تغلق الوردية.

والتقفيل الجيد أربع خطوات: تحسب ما يجب أن يكون في الدرج، وتعدّ النقد فئة فئة، وتبحث عن سبب أي فرق، ثم تسلّم الدرج للوردية التالية برصيد معدود. وهذا الدليل يشرح كل خطوة، ثم يجيب عن سؤال أخير: كم مرة تراجع الصندوق.

ما الذي يجب أن يكون في الدرج

المبلغ المتوقع في الدرج لا يساوي مبيعات الوردية. فهو يُحسب هكذا:

1. رصيد بداية الوردية، أي الفكة التي بدأ بها الدرج.

2. تضيف إليه المبيعات النقدية.

3. وتضيف ما حصّلته نقداً من ديون العملاء، إن كنت تبيع بالآجل.

4. وتطرح المرتجعات التي دفعتها للزبائن نقداً.

5. وتطرح ما صُرف من الدرج بسند، كأجرة توصيل أو مشتريات صغيرة للمحل.

والناتج هو ما يجب أن تجده في الدرج. أما مبيعات الشبكة فلا تدخل فيه، لأن مالها يذهب إلى حسابك في البنك لا إلى الدرج.

خطوات تقفيل الصندوق

1. أوقف البيع على الدرج الذي تقفله. وإن كان في المحل كاشير آخر، فليخدم الزبائن من درجه.

2. اعدد النقد فئة فئة. رتّب الأوراق من الفئة الكبيرة إلى الصغيرة، ثم العملة المعدنية، واكتب عدد كل فئة ومجموعها. وأعد العدّ مرة ثانية قبل أن تعتمده.

3. اكتب المجموع على ورقة قبل أن تنظر إلى الرقم المتوقع. فمن يعرف الرقم المتوقع يميل إلى أن يجده.

4. طابق الشبكة. اطبع تقرير المجموع من جهاز الشبكة، وقارنه بمجموع الشبكة في تقرير الوردية. فالفرق هنا يدلّك على فاتورة سُجّلت بطريقة دفع غير التي دُفعت بها.

5. افصل الفكة عن الإيراد. اترك في الدرج رصيد البداية المتفق عليه للوردية التالية، وضع الباقي في ظرف تكتب عليه التاريخ والوردية والمبلغ.

6. سجّل الفرق كما هو، ولو كان صغيراً. فالفرق الصغير الذي لا يُسجَّل لا يُعرف أنه يتكرر.

إن وجدت عجزاً أو زيادة: ابحث عن السبب

الفرق في الصندوق سؤال، لا تهمة. وله أسباب معروفة تبحث فيها أولاً:

1. خطأ في العدّ نفسه. ورقتان ملتصقتان، أو فئة حُسبت بفئة أخرى. ولهذا تأتي إعادة العدّ قبل كل شيء.

2. باقٍ خاطئ. أعطى الكاشير الزبون باقياً أكثر من حقه فظهر عجز، أو أقل فظهرت زيادة.

3. طريقة دفع سُجّلت خطأ. دفع الزبون بالشبكة وسُجّلت الفاتورة نقداً، فيظهر عجز في الدرج وزيادة في الشبكة بالمبلغ نفسه. أو العكس.

4. دفع مقسّم سُجّل كله على طريقة واحدة. دفع الزبون جزءاً نقداً وجزءاً بالشبكة، وسُجّلت الفاتورة كلها نقداً أو كلها شبكة.

5. مرتجع دُفع للزبون نقداً ولم يُسجَّل في النظام، فخرج المال من الدرج ولم يخرج من الحساب.

6. مصروف أُخذ من الدرج دون سند.

7. بيعة استُلم ثمنها ولم تُحفظ فاتورتها، وهذه من أسباب الزيادة.

وحين تبحث، راجع فواتير الوردية. ابحث عن فاتورة مبلغها يساوي الفرق، فقد يكون الفرق كله فاتورة واحدة في غير مكانها.

ولا تحكم على أحد من فرق واحد. انظر إلى الفروق عبر الورديات: فرق يتكرر عند كاشير واحد يدلّ على حاجة إلى تدريب أو متابعة، وفرق يظهر عند الجميع يدلّ على خلل في الطريقة نفسها.

التسليم بين الورديات

التسليم أضعف لحظة في يوم الدرج. فإن مرّ دون عدّ، صار أي فرق بعده بلا صاحب. وتحميه أربع قواعد:

1. لكل درج كاشير واحد في الوردية. فإن تشارك اثنان درجاً واحداً، لم تعرف عند الفرق من المسؤول عنه.

2. لا تسلّم الدرج دون عدّ. الكاشير المغادر يقفل ورديته بعدّ الدرج، والقادم يعدّ رصيد البداية بنفسه قبل أن يبيع، ويوقّع الاثنان على المبلغ.

3. اجعل رصيد البداية مبلغاً ثابتاً، يبدأ به كل درج في كل وردية. فالرقم الثابت يُكشف نقصه من النظرة الأولى.

4. أخرج النقد الزائد عن الفكة من الدرج. سلّمه للمدير أو أودعه الخزنة بإيصال، ولا تتركه ينتقل من وردية إلى وردية.

كم مرة تراجع الصندوق

1. كل وردية: تقفيل كامل بعدّ الدرج، بلا استثناء.

2. أثناء الوردية الطويلة: اسحب النقد الكبير من الدرج إلى الخزنة بسند، فيقلّ ما في الدرج ويسهل عدّه في آخر الوردية.

3. كل يوم: يراجع المالك أو المدير فروق ورديات اليوم معاً.

4. كل أسبوع: انظر إلى الفروق مجتمعة: من أي درج جاءت، وفي أي وردية، وهل تتكرر.

والصندوق يكشف فرق النقد، أما فرق البضاعة فيكشفه الجرد. وقد شرحنا خطواته في طريقة جرد المحل.

تقفيل الصندوق في فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية. ومن هذه الخطوات ما يقوم به جهاز الكاشير نفسه:

1. بداية الوردية. تبدأ كل وردية برصيد الدرج الذي يُدخله الكاشير.

2. التقفيل. كل وردية تُقفل برقم. يحسب النظام المتوقع في الدرج من رصيد البداية والمبيعات النقدية وما حصّلته نقداً من ديون العملاء، بعد طرح المرتجعات النقدية، ثم يُدخل الكاشير ما عدّه، فتعرف العجز أو الزيادة وكم هو في اللحظة نفسها. وإن جعلت لكل درج كاشيراً واحداً في الوردية، عرفت من نقص عنده الصندوق. ولا يسجّل النظام ما يُصرف من الدرج، فاطرحه بنفسك عند المطابقة.

3. طرق الدفع. يدفع الزبون جزءاً نقداً وجزءاً بالشبكة في فاتورة واحدة، دون أن تعيد الفاتورة. ويفصل تقرير الوردية على جهاز الكاشير النقد عن مدى وطرق الدفع الأخرى، فتطابق مجموع الشبكة مع تقرير جهازها.

4. درج النقود. ينفتح وحده مع كل بيع نقدي، ولا ينفتح مع الشبكة.

5. المرتجعات. كل مرتجع يرجع إلى فاتورته الأصلية، فلا يُسترجع ما لم يُشترَ من محلك.

6. أرشيف الفواتير. حين تبحث عن سبب فرق، تجد فواتير الوردية بالرقم أو بالتاريخ أو بالكاشير، وتعيد طباعتها.

وهذه كلها موجودة في باقات فكر تك ريتيل الثلاث، وتجد مزايا النظام كلها في صفحة فكر تك ريتيل.

وإن كان صندوقك يختلف كل ليلة ولا تعرف لماذا، فاطلب أن ترى تقفيل الوردية على جهاز الكاشير:

تواصل معنا على واتساب