نقل الأصناف من إكسل إلى برنامج الكاشير: كيف تنقل قائمتك دون إعادة إدخالها

بياناتك وأصنافك في ملف إكسل، فهل تعيد إدخالها في برنامج الكاشير الجديد صنفاً صنفاً؟ لا. نقل الأصناف من إكسل إلى برنامج الكاشير سهل في أغلب البرامج: احفظ ملفك CSV واستورده من شاشة الأصناف. لكن الاستيراد ينقل الملف كما هو، بأخطائه كلها. فالعمل الحقيقي يقع قبله، في تنظيف القائمة.

والخلاصة قبل التفصيل: صف واحد لكل صنف، ورمز لا يتكرر لكل صنف، وباركود محفوظ نصاً لا رقماً، وأسعار مكتوبة بطريقة واحدة، ثم ملف محفوظ بترميز UTF-8 تفحصه قبل أن تستورده. وهذا الدليل يشرح كل خطوة.

لماذا لا يُستورد الملف القديم كما هو

ملف الأصناف يكبر مع السنين، ويضيف إليه كل موظف بطريقته. فتجد فيه عنواناً في أعلاه، وخلايا مدموجة، وصفوف مجاميع، وملاحظات ملوّنة، وصنفاً مكتوباً مرتين باسمين مختلفين.

الإنسان يفهم هذا كله. أما البرنامج فيقرأ صفوفاً وأعمدة فقط. لا يرى الألوان، ولا يعرف أن «عصير برتقال صغير» و«عصير برتقال ٢٠٠ مل» صنف واحد. فإن استوردت الملف كما هو، انتقلت الفوضى معه إلى شاشة الكاشير، ثم ظهرت لك في أول جرد.

نظّف قائمة الأصناف قبل نقلها

اعمل على نسخة من الملف، واترك الأصل كما هو. ثم راجع النسخة على هذه البنود الستة:

1. صف واحد لكل صنف، وعمود واحد لكل معلومة. احذف العناوين والصفوف الفارغة وصفوف المجاميع، وألغِ دمج الخلايا. والصف الأول لأسماء الأعمدة وحدها.

2. رمز لكل صنف لا يتكرر. البرنامج يعرف الصنف برمزه، لا باسمه. رتّب القائمة بالاسم مرة وبالباركود مرة، فيظهر لك المكرر. ثم أبقِ صفاً واحداً للصنف، وانقل إليه ما في الصف الآخر.

3. الباركود نص لا رقم. إكسل يعامل الباركود رقماً، فيحذف الأصفار من أوله. ويعرض الباركود الطويل بصيغة مثل «6.28E+12»، وقد يحفظه بها فتضيع أرقامه. والعلاج أن تنسّق عمود الباركود «نصاً» قبل أن تلصق فيه. وإن كانت الأصفار قد ضاعت من قبل، فالتنسيق لا يعيدها. صحّحها من ملصق المنتج نفسه.

4. الوحدة واضحة. إن كنت تبيع الصنف بالحبة وبالكرتون، فلكل منهما سعر، وغالباً باركود مختلف. فاكتب كلاً منهما في صف مستقل، باسم يبيّن وحدته. وما يُباع بالوزن، كاللحم والخضار، يُكتب سعره للكيلو.

5. السعر بطريقة واحدة. قرّر أولاً: هل أسعار الملف شاملة الضريبة أم قبلها؟ ثم اجعلها كلها كذلك، واكتب ذلك في اسم العمود. فالقائمة المختلطة أغلى الأخطاء. السعر الشامل قد تُضاف إليه الضريبة مرة ثانية، فيدفع الزبون أكثر من سعر الرف. والسعر الذي قبل الضريبة قد تُحسب الضريبة من داخله، فتدفعها أنت من ربحك. واكتب في الخلية رقماً فقط، بلا كلمة «ريال».

6. التكلفة إن عرفتها. سعر الشراء ليس شرطاً للبيع، لكنه شرط لمعرفة الربح. فإن كان عندك عمود للتكلفة فانقله مع الأصناف.

احفظ الملف بصيغة CSV دون أن تفسد العربية

ملف CSV ملف نصي بسيط: صفوف، وقيم بينها فواصل. لا ألوان فيه ولا معادلات، ولذلك تقرؤه برامج الكاشير. وتحفظه من إكسل بخطوة واحدة: «حفظ باسم»، ثم تختار من قائمة الأنواع «CSV UTF-8».

وكلمة UTF-8 هنا هي المهمة. فخيار CSV العادي في بعض النسخ يحفظ العربية بترميز قديم، فتظهر الأسماء في البرنامج الجديد رموزاً وعلامات استفهام. وإن لم تجد هذا الخيار في نسختك، فارفع الملف إلى جداول بيانات Google، ونزّله منها بصيغة CSV.

ثم افحص الملف قبل أن تستورده. افتحه ببرنامج المفكرة لا بإكسل، وتأكد من ثلاثة أمور:

1. الأسماء العربية مقروءة.

2. الباركودات كاملة بأصفارها، وليس فيها حرف E.

3. القيم مفصولة بفواصل.

ولا تفتح ملف CSV بإكسل ثم تحفظه من جديد. فإكسل يقرأ الباركود رقماً مرة أخرى، ويحذف أصفاره عند الحفظ. عدّل دائماً في ملف الإكسل، واحفظ منه ملف CSV جديداً بعد كل تعديل.

جرّب على عشرة أصناف قبل الألف

لا تستورد القائمة كلها في المرة الأولى. اختر عشرة أصناف مختلفة: صنفاً يبدأ باركوده بصفر، وصنفاً يُباع بالوزن، وصنفاً في سعره كسور. استوردها، ثم امسح باركود كل صنف عند الكاشير، وانظر إلى اسمه وسعره على الفاتورة. فإن صحّت العشرة، فاستورد الباقي.

نقل الأصناف إلى فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية. وفيه تنقل أصنافك من ملفك القديم بحفظه CSV، دون أن تعيد إدخالها. والطريقة ثلاث خطوات:

1. صدّر قائمة الأصناف من البرنامج بصيغة CSV، ولو كان فيها صنف واحد أدخلته بيدك. فتحصل على رؤوس الأعمدة التي يقرؤها البرنامج: رمز الصنف (عمود «الكود»)، واسمه، وتصنيفه، وسعره، وتكلفته، ونسبة ضريبته، وباركوداته، وغيرها.

2. انسخ صف رؤوس الأعمدة من الملف المصدَّر كما هو، بما فيه الكلمة الإنجليزية بين القوسين، إلى أول ملف الإكسل الذي نظّفته، ورتّب أعمدتك تحته، واكتب القيم بالشكل الذي جاءت به في الملف المصدَّر. ثم احفظ من ملف الإكسل نسخة «CSV UTF-8»، ولا تحفظ الملف المصدَّر نفسه.

3. استورده من صفحة الأصناف بزر «استيراد CSV».

وللاستيراد قواعد تحميك من الأخطاء التي شرحناها:

1. كل صف يحتاج إلى رمز واسم. والصف الذي ينقصه أحدهما يتخطاه البرنامج، ثم يخبرك بعدد الأصناف التي دخلت وعدد التي تخطاها.

2. الرمز هو المفتاح. فإن استوردت صفاً برمز موجود، تحدّث الصنف نفسه ولم يتكرر، وبقي رصيده كما هو. فتستطيع أن تعدّل أسعارك في الملف لاحقاً، ثم تستورده مرة أخرى. ولا تترك خلية السعر فارغة، فالصنف يُستورد عندها بسعر صفر.

3. للصنف الواحد أكثر من باركود في خلية واحدة، تفصل بينها بفاصلة منقوطة.

4. عمود السعر هو سعر البيع الذي يدفعه الزبون. والضريبة، إن كان محلك مسجلاً فيها، تُحسب من داخله ولا تُضاف فوقه.

والتصدير في الاتجاه الآخر. تصدّر قائمة الأصناف وتقارير المبيعات والأرباح إلى ملف إكسل عربي مرتب، يُقرأ من اليمين إلى اليسار، فتسلّمه لمحاسبك كما هو. ويخرج الملف ولو لم يكن جهاز الكاشير متصلاً بالإنترنت.

والاستيراد والتصدير موجودان في باقات فكر تك ريتيل الثلاث كلها. وإن توقفت عند خطوة، فالدعم الفني على واتساب على مدار الساعة. وإن كنت تبيع لعملاء الشركات، فاقرأ أيضاً كيف تحوّل عرض السعر إلى فاتورة.

فإن كانت أصنافك في ملف إكسل اليوم، فتواصل معنا على واتساب لترى قائمتك تنتقل إلى شاشة الكاشير.