طريقة جرد المحل: خطوات عدّ البضاعة ومراجعة الفروقات

جرد المحل أن تعدّ البضاعة الموجودة فعلاً على الرفوف وفي المستودع، ثم تقارن العدد بما يقوله النظام. وطريقة جرد المحل خمس خطوات: تجهّز المحل قبل يوم الجرد، وتعدّ كل صنف بقواعد ثابتة، وتقارن العدد بالرصيد، وتبحث عن سبب كل فرق قبل أن تصحّحه، ثم تسجّل الهالك والتسويات كلاً بسببه. وبعد ذلك تختار موعداً ثابتاً للجرد القادم.

والعدّ وحده لا يكفي. فالرقم لا يقول لك أين ذهبت البضاعة. قيمة الجرد في الخطوتين الأخيرتين: أن تعرف سبب الفرق، وأن تسجّله. وهذا الدليل يشرح كل خطوة.

لماذا لا يكفي رصيد النظام

النظام يعرف ما بعته وما استلمته. لكنه لا يعرف عن علبة انكسرت فرُميت، ولا عن كرتون وصل ولم يُسجَّل، ولا عن صنف بِيع بباركود صنف آخر. وكل حادثة من هذه تفتح فرقاً صغيراً بين الرصيد والرف، والفروق الصغيرة تتراكم دون أن يراها أحد.

وأنت تبني على هذا الرصيد قرارات كل يوم: متى تطلب من المورد، وكم تطلب، وأي صنف يربح. فإن كان الرصيد خطأً، كان الطلب خطأً، وكان الربح في التقرير غير ربحك الحقيقي. والجرد هو ما يكشف هذا الفرق ويصحّحه.

قبل يوم الجرد: جهّز المحل

الجرد الجيد يبدأ قبل أن يُعدّ أول صنف. وهذه ست خطوات للتجهيز:

1. حدّد الموعد والنطاق. هل تجرد المحل كله، أم قسماً منه؟ واختر وقتاً تقلّ فيه الحركة: قبل الافتتاح، أو بعد الإغلاق.

2. سجّل كل بضاعة وصلت. أدخل فواتير الموردين واستلامات البضاعة كلها قبل الجرد. فالكرتون الذي على الرف ولم يُسجَّل سيظهر زيادة، وهو ليس زيادة.

3. أخرج التالف والمنتهي. افرزه عن البضاعة الصالحة، وسجّله هالكاً قبل العدّ، حتى لا تعدّه بضاعة تُباع.

4. رتّب الرفوف. اجمع الصنف الواحد في مكان واحد، وأعد كل صنف إلى رفه. فالصنف الموزَّع على ثلاثة أماكن يُنسى أحدها.

5. وزّع الفريق. اجعل لكل قسم شخصاً يعدّه. وإن استطعت، فاجعل من يقارن العدد بالنظام شخصاً غير الذي عدّ.

6. أوقف حركة البضاعة في القسم الذي تجرده. لا استلام ولا نقل أثناء العدّ. وإن لم تستطع إيقاف البيع، فاجرد كل قسم في ساعة هادئة، وأنهِه في جلسة واحدة.

أثناء العدّ: قواعد تمنع الخطأ

1. اعدد ما تراه، لا ما تتوقعه. من يرى رقم النظام أمامه يميل إلى أن يجده. فاكتب العدد كما هو، ولو بدا غريباً.

2. اعدد بترتيب ثابت. رفاً رفاً، ومن الأعلى إلى الأسفل. وعلّم الرف الذي انتهيت منه، حتى لا يُعدّ مرتين.

3. اعدد بالوحدة التي يُسجَّل بها الصنف. إن كان الصنف مسجلاً بالحبة، فالكرتون المغلق يُعدّ بعدد حباته، لا كرتوناً واحداً.

4. لا تنسَ ما وراء الرف. المستودع، والثلاجة، والبضاعة تحت الطاولة، كلها جزء من الجرد.

5. امسح الباركود بدل قراءة الاسم. فالأصناف المتشابهة في الاسم تختلط على العين، والباركود لا يختلط.

6. اعدد الأصناف الغالية مرتين. الصنف الصغير الغالي، كالعطور والإكسسوارات والجوالات، يستحق عدّاً ثانياً بيد أخرى.

قارن العدد بالنظام وابحث عن سبب كل فرق

بعد العدّ يصبح لكل صنف ثلاثة أرقام: رصيد النظام، والعدد الفعلي، والفرق بينهما. والفرق السالب نقص، والموجب زيادة.

ولا تصحّح الرصيد فوراً. ابدأ بالفروق الكبيرة وبالأصناف الغالية، وأعد عدّها قبل أن تحكم. فإن بقي الفرق، فابحث عن سببه في هذه الأسباب الشائعة:

1. بضاعة وصلت ولم تُسجَّل، أو سُجِّلت بكمية غير التي وصلت.

2. صنف بِيع باسم صنف يشبهه. وعلامته فرقان متقابلان: نقص في صنف، وزيادة بالقدر نفسه في الصنف الذي يشبهه.

3. خطأ في الوحدة: كرتون سُجِّل حبة، أو حبة سُجِّلت كرتوناً.

4. مرتجع عاد إلى الرف ولم يُسجَّل، أو سُجِّل ولم يعد إلى الرف.

5. تالف رُمي دون أن يُسجَّل.

6. سرقة من داخل المحل أو من خارجه. وهذا احتمال تصل إليه بعد أن تستبعد الأخطاء السابقة، لا قبلها.

سجّل الهالك والتسويات بسبب واضح

الفرق الذي يبقى بعد البحث يُسجَّل تسويةً، فيطابق رصيد النظام ما على الرف. لكن التسوية ليست ممحاة. اكتب مع كل تسوية سببها: تالف، أو منتهي الصلاحية، أو سرقة، أو فرق جرد لم يُعرف سببه.

فإن سجّلت كل فرق «فرق جرد»، صحّ رصيدك وضاع درسك. أما إن سجّلت السبب، فستعرف بعد أشهر قليلة أين يذهب مالك: صنف يتلف لأنك تطلب منه أكثر مما يُباع، أو قسم تتكرر فيه السرقة، أو مورد تصل بضاعته ناقصة. واجمع الهالك كل شهر بتكلفته لا بسعر بيعه، فتكلفته هي خسارتك الحقيقية.

كم مرة تجرد المحل

لا يحتاج كل صنف إلى العناية نفسها. والطريقة العملية أن تجمع بين نوعين من الجرد:

1. جرد كامل للمحل كله، مرة في السنة على الأقل، وفي نهاية السنة المالية خاصة، لأن محاسبك يحتاج قيمة المخزون في حسابات آخر السنة، ومنها حساب الزكاة.

2. جرد دوري لجزء من المحل، قسماً كل أسبوع مثلاً، والأصناف الغالية والسريعة البيع أكثر من غيرها. فلا تتراكم الفروق سنة كاملة، ولا يتوقف المحل يوماً كاملاً.

وأضف جرداً خارج الموعد بعد كل حادثة تستحقه: إذا تغيّر الموظف المسؤول عن المخزون، أو ظهر فرق كبير في صنف، أو قبل دخول شريك أو بيع المحل.

جرد المحل في فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية. والخطوات السابقة موجودة فيه على شاشة المدير، من الاستلام إلى التسوية:

1. الاستلام قبل الجرد. البضاعة الواصلة تدخل بأسعارها وكمياتها، فيتحدّث المخزون في اللحظة نفسها.

2. العدّ. تعدّ يدوياً، أو تمسح باركود كل صنف فيُضاف إلى عدّه، أو تنزّل ورقة جرد فتعبئها ثم تستوردها.

3. مراجعة الفروقات. يعرض الجرد لكل صنف رصيد النظام والعدّ والفرق، فتراجع الفرق صنفاً صنفاً قبل أن ترحّله.

4. الهالك والتسويات. لا ينزل التالف والمنتهي من المخزون إلا بسبب تختاره من قائمة.

5. التكلفة الصحيحة. حين تشتري الصنف نفسه بسعر جديد، تتعدّل تكلفته بالمتوسط مع فاتورة الشراء، فيخرج ربح الصنف في التقرير صحيحاً لا تقديرياً.

6. ما بعد الجرد. حين يصحّ الرصيد يصحّ معه تنبيه النواقص: تحدّد لكل صنف حدّ إعادة الطلب، فينبّهك البرنامج قبل أن ينفد. وتبيّن لك تقارير المبيعات والأصناف والأرباح أي صنف يربح وأي صنف راكد على الرف.

والجرد والهالك والاستلام وتنبيه النواقص موجودة في باقات فكر تك ريتيل الثلاث كلها، وتجد مزايا النظام كلها في صفحة فكر تك ريتيل. وإن كانت أصنافك ما زالت في ملف إكسل، فابدأ بـنقل الأصناف من إكسل إلى برنامج الكاشير، ثم اجرد على قائمة نظيفة.

وإن كان جردك القادم قريباً، فاطلب أن ترى الجرد يجري على أصنافك أنت:

تواصل معنا على واتساب