كيف أعرف إن العامل يسرقني؟ ضوابط تحمي المحل والكاشير الأمين

لا تعرف ذلك من إحساسك، ولا من عجز ليلة واحدة. تعرفه من أرقام تراجعها بانتظام. عدّ الصندوق آخر كل وردية، وقارنه بالمبلغ المتوقع. وراجع الخصومات والمرتجعات، واعرف من نفّذ كل واحدة منها. فإن تكرر الفرق عند شخص واحد، فهذا سؤال يستحق جواباً. وإن ظهر الفرق عند الجميع، فالخلل في طريقة العمل غالباً، لا في الأشخاص.

والعجز لا يعني السرقة دائماً. فأخطاء العدّ والباقي وطرق الدفع تصنع العجز نفسه. لذلك ابدأ بالضوابط، لا بالاتهام. فالضوابط تكشف الخلل إن وُجد، وتبرّئ الكاشير الأمين إن لم يوجد.

لماذا لا تبدأ بالاتهام

الاتهام دون دليل يكسر ثقة الفريق كله. والعامل الأمين يتضرر منه قبل غيره. فحين لا توجد ضوابط، يقع الشك على الجميع.

وفي محل لا يضبط صندوقه، لا يستطيع الكاشير أن يثبت أمانته. أما حين يعدّ الكاشير درجه في كل وردية، فهو يملك دليلاً واضحاً. صندوقه مطابق، والرقم مسجل باسمه.

والضوابط تخفف الإغراء أيضاً. فحين يعرف كل موظف أن الخصم والمرتجع لهما حدود ومراجعة، يصعب التلاعب ويسهل الحساب.

أين يضيع المال والبضاعة دون سرقة

قبل أن تبحث عن شخص، ابحث عن الأخطاء المعروفة. فهي تصنع الفرق نفسه في الصندوق وفي الجرد.

في الصندوق:

1. باقٍ زائد أعطاه الكاشير للزبون في وقت الزحمة.

2. عملية بيع بالشبكة سجّلها الكاشير نقداً. فيظهر عجز في الدرج، وزيادة في الشبكة بالمبلغ نفسه.

3. مرتجع دفعه الكاشير نقداً، ولم يسجّله.

4. مصروف أخذه أحد من الدرج دون سند.

وفي البضاعة:

1. مورد سلّم كمية أقل من فاتورته، واستلمها الموظف دون عدّ.

2. صنف تالف أو منتهي الصلاحية رماه الموظف، ولم يسجّله هالكاً.

3. صنفان متشابهان، يبيع الكاشير أحدهما بباركود الآخر.

4. خطأ في جرد سابق، يظهر فرقاً في الجرد التالي.

وتعالج كل خطأ من هذه بقاعدة واضحة وتدريب، لا بعقوبة. فإن بقي فرق بعد ذلك، صار للبحث معنى.

علامات تستحق المراجعة

هذه العلامات أسئلة، لا أدلة. وقد يكون لكل واحدة منها تفسير بسيط.

1. عجز يتكرر في الصندوق، عند الكاشير نفسه، في ورديات مختلفة.

2. خصومات أكثر أو أكبر عند موظف واحد، مقارنة بزملائه في الورديات نفسها.

3. مرتجعات نقدية كثيرة، خاصةً إن لم ترتبط بفاتورة أصلية.

4. فواتير تُلغى بعد الدفع، أو أرقام فواتير لا تتسلسل.

5. فروق في الجرد في أصناف بعينها، لا يفسرها هالك مسجل.

6. زبائن يدفعون نقداً ويخرجون دون فاتورة.

وحين تجد علامة، اسأل عن الطريقة أولاً. هل يعرف الموظف حدّ الخصم؟ هل يشترك كاشيران في درج واحد؟ هل يعرف كيف يسجّل الدفع المقسّم؟ فقد يزول الفرق حين تتضح القواعد.

ست ضوابط تحمي المحل والكاشير الأمين

1. كاشير واحد لكل درج في الوردية. فإن تشارك اثنان درجاً واحداً، لم تعرف عند الفرق من المسؤول عنه.

2. عدّ عند كل تسليم. يقفل المغادر ورديته بعدّ الدرج، ويعدّ القادم رصيد البداية قبل أن يبيع. وشرحنا الخطوات كاملة في تقفيل الصندوق آخر الوردية.

3. العدّ الأعمى. يعدّ الكاشير النقد قبل أن يرى المبلغ المتوقع. فمن يعرف الرقم المتوقع يميل إلى أن يجده.

4. حدّ أعلى للخصم. تحدد أكبر خصم يمنحه الكاشير وحده. وما فوقه يحتاج موافقة المدير.

5. مرتجع مرتبط بفاتورته. لا يرجع مال إلا عن بضاعة اشتُريت من محلك، بفاتورة معروفة.

6. صلاحيات حسب الدور. الكاشير يبيع. أما التكلفة والتقارير والحذف، فلا يصل إليها إلا من تسمح له.

ثم راجع كل أسبوع ثلاثة أرقام: فروق الصناديق، والخصومات، والمرتجعات. وانظر من أين جاءت، وهل تتكرر.

وقارن كل موظف بنفسه في الأسابيع السابقة أولاً. ثم قارنه بزملائه في الورديات نفسها. فوردية مساء الخميس تختلف عن وردية صباح الأحد، والمقارنة بينهما لا تعني شيئاً.

إن تكرر الفرق عند شخص واحد

1. اجمع الأرقام أولاً: الورديات، والمبالغ، والفواتير.

2. تحدّث معه وحده، بهدوء، واعرض عليه الأرقام.

3. اسمع تفسيره. فقد يكون الفرق خطأً في طريقة الدفع، أو جهلاً بقاعدة.

4. إن كان خطأً، فدرّبه، وتابع ورديات الأسبوع التالي.

5. اكتب ما اتفقتما عليه، وراجعه معه بعد شهر.

6. وإن بقي الفرق دون تفسير، فاستشر جهة مختصة قبل أي إجراء.

هذه الضوابط في فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية. وهذا ما يقوم به جهاز الكاشير من الضوابط السابقة:

1. تقفيل الوردية: يعدّ الكاشير الدرج ويُدخل المبلغ. فيعرض النظام فوراً: مطابق، أو عجز، أو زيادة، ومقدار الفرق. ثم يطبع تقرير الوردية باسم الكاشير والمبلغ المعدود.

2. العدّ الأعمى: تفعّله إن أردت. فيعدّ الكاشير دون أن يرى المبلغ المتوقع، ويكشفه المدير برقمه السري.

3. الوردية للجهاز: كل من يدخل الجهاز ينضم إلى ورديته المفتوحة. لذلك يدلّك العجز على شخص بعينه حين يعمل كاشير واحد على الدرج.

4. حدّ الخصم: تحدد أعلى خصم للكاشير. وأي خصم فوقه لا يمر إلا برقم المدير السري. ولا يسجّل النظام أي مدير وافق، فاجعل الرقم عند من تثق به. وتعرّف أيضاً خصومات جاهزة، يختار منها الكاشير بدل أن يحسبها.

5. المرتجعات: كل مرتجع يرجع إلى فاتورته الأصلية.

6. الصلاحيات: الكاشير يبيع فقط. والتكلفة والتقارير والحذف لا يراها إلا من تسمح له.

7. البائع على الفاتورة: تعرف من باع ماذا في كل فاتورة.

8. ترقيم الفواتير: الرقم متسلسل، لا ينقطع، ولا يرجع إلى الوراء.

9. أرشيف الفواتير: تجد أي فاتورة بالرقم أو بالتاريخ أو بالكاشير، وتطبعها من جديد.

10. سجل التدقيق: يسجّل أي حذف أو تعديل أو خصم باسم من نفّذه ووقته. وأي تعديل لاحق في السجل ينكشف.

وكل ما سبق موجود في باقات فكر تك ريتيل الثلاث، عدا سجل التدقيق. فسجل التدقيق في الباقتين الثانية والثالثة فقط. وتجد مزايا النظام كلها في صفحة فكر تك ريتيل.

وإن أردت أن ترى تقفيل الوردية وحدّ الخصم على جهاز الكاشير:

تواصل معنا على واتساب