كيف تختارين نظام حجز المواعيد لصالونكِ: خمسة أمور تختبرينها

نظام حجز المواعيد في الصالون يحلّ مشكلة واحدة قبل غيرها: أن تحجز الزبونة موعدها بنفسها، في أي ساعة، دون أن يقع حجزان على الموظفة نفسها في الوقت نفسه. كل ميزة أخرى تخدم هذه الغاية أو تأتي بعدها.

ولكي يفعل النظام ذلك، يحتاج إلى خمسة أمور. رابط حجز تفتحه الزبونة من جوالها. وتقويم مستقل لكل موظفة. ومنع صارم لتعارض المواعيد. وساعات دوام لكل موظفة، فلا يعرض النظام وقتاً خارجها. ومكان واضح للرابط في حساب الصالون على إنستغرام. يشرح هذا المقال كل أمر منها، وما تسألين عنه حين تقارنين بين أنظمة حجز مواعيد الصالونات.

أين يتعثّر الحجز بالرسائل

يبدأ الحجز في كثير من الصالونات برسالة خاصة على إنستغرام أو واتساب. تسأل الزبونة عن موعد، ثم تنتظر. وموظفة الاستقبال تقرأ الرسالة بين زبونتين، فتراجع الدفتر، ثم تقترح وقتاً. وقد تحجز الزبونة في مكان آخر قبل أن يصلها الرد.

والرسالة التي تصل في منتصف الليل تبقى بلا رد حتى الصباح. والموعد المكتوب في الدفتر وفي المحادثة معاً قد يُسجَّل بوقتين مختلفين. لذلك اسألي عن أي نظام سؤالاً أول: هل تستطيع الزبونة أن تحجز دون أن يردّ عليها أحد؟

أولاً: الزبونة تحجز بنفسها

الحجز الإلكتروني صفحة تفتحها الزبونة من رابط. تختار فيها الخدمة، ثم الموظفة، ثم اليوم والوقت، ثم تكتب اسمها ورقم جوالها. لا محادثة ولا انتظار.

والأفضل أن تُفتح الصفحة في متصفح الجوال مباشرة، دون أن تُطلب من الزبونة تنزيل تطبيق. فكل خطوة زائدة بين الرابط والحجز تُسقط بعض الزبونات في الطريق.

وفي هذه الصفحة ثلاثة أسئلة تستحق أن تسأليها:

1. هل ترى الزبونة مدة الخدمة وسعرها قبل أن تحجز؟ من تعرف السعر مسبقاً لا تتفاجأ عند الدفع.
2. هل تستطيع أن تختار موظفة بعينها، أو أن تترك الاختيار للصالون؟ بعض الزبونات يتبعن موظفة واحدة، وبعضهن يردن أقرب موعد فقط.
3. أين يذهب الحجز بعد تأكيده؟ يجب أن يظهر في التقويم الذي تعمل عليه موظفة الاستقبال، لا في بريد أو قائمة يراجعها أحد كل ساعة.

واجعلي رقم الجوال شرطاً في كل حجز. فهو طريقكِ إلى الزبونة إن تغيّر شيء في يومكِ.

ثانياً: تقويم لكل موظفة

تقويم واحد للصالون كله لا يكفي. فالصبغة قد تأخذ ساعتين، وتهذيب الحواجب ربع ساعة، ولكل موظفة خدماتها. لذلك تحتاج كل موظفة إلى تقويم خاص بها، بعرض يومي وعرض أسبوعي.

ثم انظري إلى حالة الموعد، لا إلى وجوده فقط. الموعد المفيد يمرّ بمراحل واضحة: محجوز، ثم وصلت الزبونة، ثم بدأت الخدمة، ثم صدرت الفاتورة. بهذه المراحل تعرف موظفة الاستقبال أين كل زبونة الآن، ومن الموظفة المتاحة.

ثالثاً: منع حجزين في وقت واحد

هذا أهم ما تختبرينه قبل الشراء. تخيّلي زبونة تحجز من جوالها موعد الرابعة مع موظفة. وفي اللحظة نفسها تحجز موظفة الاستقبال الوقت نفسه لزبونة اتصلت بالهاتف. النظام الضعيف يقبل الحجزين، فتصل زبونتان إلى كرسي واحد.

أما النظام الجيد فيقبل أحدهما ويرفض الآخر، مهما تقارب الحجزان. فاسألي المورد سؤالاً مباشراً: ماذا يحدث إن وصل حجز من الرابط وحجز من الاستقبال في اللحظة نفسها؟ والجواب الذي تحتاجينه وصفٌ لما يفعله النظام، لا عبارة مثل «هذا نادر».

وهذا المنع لا ينفع إلا إن حجز الجميع من مكان واحد. فإن بقي للاستقبال دفتر ورقي وللرابط نظام، عاد التعارض من جديد. لذلك تحجز موظفة الاستقبال من التقويم نفسه الذي تصل إليه حجوزات الرابط.

رابعاً: ساعات دوام كل موظفة

لا تعمل كل الموظفات كل الأيام. واحدة تعمل صباحاً، وأخرى مساءً، وثالثة إجازتها يوم الثلاثاء. فإن لم يعرف النظام هذه الساعات، عرض للزبونة وقتاً لا تكون فيه الموظفة في الصالون. ثم يضطر الاستقبال إلى الاعتذار ونقل الموعد.

لذلك اطلبي نظاماً تضعين فيه جدولاً أسبوعياً لكل موظفة، فيه أيام دوامها وساعاته. ثم تأكدي بنفسكِ أن صفحة الحجز لا تعرض للزبونة إلا الأوقات الفارغة داخل هذا الجدول.

خامساً: ماذا تضعين في حساب الصالون على إنستغرام

رابط الحجز لا ينفع إن لم تجده الزبونة. ومكانه خانة الرابط في الملف الشخصي، أي البايو، لأن الروابط في نصوص المنشورات لا تُفتح بالضغط عليها.

واكتبي في الملف الشخصي أربعة أشياء قصيرة:

1. ما يقدّمه الصالون، في سطر واحد.
2. المدينة والحي، فالزبونة تبحث عن صالون قريب منها.
3. أيام العمل وساعاته.
4. دعوة صريحة إلى الحجز، مثل: «احجزي موعدكِ من الرابط».

واجعلي الرابط يفتح صفحة الحجز مباشرة، لا محادثة. فالمحادثة تعيدكِ إلى الانتظار الذي أردتِ الخلاص منه. ثم أشيري في منشوراتكِ وقصصكِ إلى أن الحجز من الرابط في الملف الشخصي.

كيف يعمل الحجز في لمسة تك

لمسة تك نظام لإدارة الصالونات ومراكز السبا، مبني في السعودية. يعمل كاشيره على الآيباد، وتُفتح لوحة تحكمه من المتصفح. وهذا ما يقابل الأمور الخمسة فيه، وما يأتي بعدها:

1. موقع حجز باسم صالونكِ. تضعين رابطه في إنستغرام، فتحجز الزبونة بنفسها في أي ساعة، ولو في منتصف الليل وأنتِ نائمة. تفتح الصفحة من متصفح جوالها دون تطبيق. تختار الخدمة وترى مدتها وسعرها، ثم تختار موظفة بعينها أو أي موظفة متاحة، ثم اليوم والوقت، ثم تكتب اسمها ورقم جوالها. والدفع في الصالون عند الزيارة.

2. حجز يصل إلى التقويم نفسه. يظهر حجز الموقع في تقويم الآيباد وفي لوحة التحكم، فلا ينقله أحد بيده.

3. تقويم يومي وأسبوعي لكل موظفة. يمرّ فيه الموعد من الحجز إلى وصول الزبونة إلى تنفيذ الخدمة إلى الفاتورة. فتعرفين أين كل زبونة الآن، ومن المتاحة من الموظفات.

4. لا تعارض في المواعيد. لا يُحجز وقت الموظفة نفسها مرتين، حتى لو وصل حجز من الموقع وحجز من الاستقبال في اللحظة نفسها.

5. جدول دوام أسبوعي لكل موظفة. تحددين أيامها وساعاتها، ولا يعرض موقع الحجز للزبونة إلا الأوقات الفارغة داخل دوامها.

6. من الموعد إلى الفاتورة. حين تنتهي الخدمة يتحوّل الموعد إلى فاتورة على كاشير الآيباد. والزبونة التي جاءت بلا حجز تُحاسب من الكاشير فوراً.

ونُدرّب فريقكِ على النظام. ويُباع لمسة تك باشتراك سنوي واحد بكل مزاياه، قدره 2,500 ريال شامل ضريبة القيمة المضافة، دون رسوم على كل موظفة.

ولتري موقع الحجز باسم صالونكِ، تواصلي معنا على واتساب.