كاشير آيباد للصالون: ما الذي يحتاجه الاستقبال من الموعد إلى الفاتورة

كاشير آيباد للصالون ليس شاشة تجمع الأسعار فحسب. هو المكان الذي تمرّ منه كل زبونة، من لحظة وصولها إلى لحظة خروجها بفاتورتها. لذلك يُقاس بما يحتاجه الاستقبال فعلاً: أن يعرض مواعيد اليوم ومن المتاحة من الموظفات، وأن يستقبل الزبونة التي جاءت بلا حجز، وأن يجمع الخدمات والمنتجات في فاتورة واحدة، وأن يسجّل الدفع نقداً وبالبطاقة في الفاتورة نفسها، وأن يطبع ويسترجع، وأن يُقفل الدرج آخر الوردية.

إن كان الكاشير الذي تفكرين فيه يؤدي هذه المهام الست، فهو كاشير صالون. وإن أدّى بعضها فقط، بقي الباقي في دفتر جانبي على طاولة الاستقبال. يشرح هذا المقال كل مرحلة، وما تسألين عنه قبل أن تختاري.

قبل الفاتورة: الموعد والزبونة التي جاءت بلا حجز

يبدأ يوم الاستقبال من التقويم لا من الكاشير. تحتاج موظفة الاستقبال أن ترى مواعيد اليوم موزّعة على الموظفات، وأن تعرف في كل لحظة من المشغولة ومن المتاحة. ولا يكفي أن يظهر الموعد، بل يجب أن تظهر حالته: محجوز، ثم وصلت الزبونة، ثم بدأت الخدمة، ثم انتهت، ثم صدرت فاتورته.

هذه الحالات ليست تفصيلاً. الموعد الذي يتحوّل إلى فاتورة بضغطة يحمل معه الخدمة واسم الموظفة التي نفّذتها، فلا يُكتب شيء مرتين. أما الموعد الذي يبقى في دفتر والفاتورة التي تصدر من جهاز، فبينهما يدٌ تنقل البيانات، ومع كل نقل يقع خطأ.

وإن كان لصالونكِ رابط حجز إلكتروني، فيجب أن تظهر حجوزاته في التقويم نفسه الذي على الآيباد، لا في قائمة منفصلة يراجعها أحد كل ساعة. ويجب أن يمنع النظام حجز الموظفة نفسها في الوقت نفسه مرتين.

ثم تأتي الزبونة التي لم تحجز، وهي جزء عادي من يوم أي صالون. يحتاج الاستقبال هنا إلى طريقين: أن تُحاسب فوراً من الكاشير إن كانت هناك موظفة متاحة الآن، أو أن تُسجَّل زبونة حاضرة في جدول اليوم إن كانت ستنتظر دورها، فتعرف الموظفة أنها التالية.

عند الدفع: فاتورة واحدة لكل ما أخذته الزبونة

الزبونة التي صبغت شعرها واشترت عبوة شامبو تدفع مرة واحدة. لذلك يجب أن تجمع الفاتورة الخدمة والمنتج معاً، وأن يُسجَّل على كل بند خدمة اسم من نفّذته. وثلاثة أمور تقع عند الدفع كل يوم، فاسألي عنها قبل الشراء:

1. الباقات. باقة العروس مثلاً تجمع عدة خدمات ومنتجات بسعر واحد. إن لم يعرفها الكاشير، اضطرت موظفة الاستقبال إلى حساب الفرق بيدها في كل مرة.

2. الخصم. الخصم الذي يُكتب يدوياً بلا سقف هو أسهل باب يتسرّب منه المال. اطلبي كاشيراً تضعين فيه أنتِ حداً أقصى للخصم، فلا يتجاوزه أحد على الاستقبال.

3. الدفع المقسّم. تدفع الزبونة جزءاً نقداً والباقي بالبطاقة. إن لم يسجّل الكاشير الطريقتين في الفاتورة نفسها، انقسمت الفاتورة إلى اثنتين، واختلّ حساب الدرج آخر اليوم.

والفاتورة نفسها يجب أن تصدر فاتورة إلكترونية متوافقة مع متطلبات زاتكا، تُوقَّع وتُبلَّغ، لا ورقة مطبوعة فقط.

بعد الدفع: الطباعة والاسترجاع والبحث

على الاستقبال في الغالب طابعة حرارية صغيرة. اسألي هل يطبع الكاشير عليها عبر الشبكة، أي أن تكون الطابعة على شبكة الصالون فيطبع عليها الآيباد من مكانه.

ويحدث أن تعيد زبونة منتجاً لم تفتحه، أو تُلغى خدمة واحدة من فاتورة فيها ثلاث. الكاشير الذي لا يعرف إلا إلغاء الفاتورة كلها يدفع الاستقبال إلى إلغائها ثم إصدارها من جديد، فتختلط الأرقام. المطلوب استرجاع بند واحد بكميته، وأن تعود الكمية إلى المخزون معه.

وحين تطلب زبونة نسخة من فاتورة الأسبوع الماضي، يجب أن تجديها بالبحث وتعيدي طباعتها في دقيقة، لا أن تقلّبي الأوراق.

آخر الوردية: الدرج باسم من استلمته

إذا تناوبت على الاستقبال موظفتان، فكل وردية تُفتح باسم صاحبتها، وتبدأ بمبلغ معروف في الدرج، وتُقفل بعدّ ما فيه. يحسب الكاشير ما كان يجب أن يكون في الدرج من فواتير النقد، ويعرض الفرق باسم صاحبة الوردية في تقرير الإغلاق، المعروف بتقرير Z.

وشرط ذلك أن تدخل كل موظفة برقمها السري الخاص، لا أن يبقى الآيباد مفتوحاً باسم واحد طوال اليوم. فالرقم السري هو ما يجعل لكل فاتورة وكل استرجاع صاحبة معروفة.

قبل أن تشتري: الجهاز والاتصال واللغة

ثلاثة أسئلة عملية تحسم كثيراً من المفاضلة:

1. على أي جهاز يعمل؟ الآيباد يأخذ مساحة صغيرة على الطاولة، ويُثبَّت على حامل في الوضع الأفقي، فتراه موظفة الاستقبال وتعمل عليه واقفة.

2. هل يحتاج إلى الإنترنت؟ اسألي المورد سؤالاً مباشراً، فكثير من الأنظمة سحابية تحتاج اتصالاً دائماً. فإن كان كذلك، فاجعلي في الصالون اتصالاً احتياطياً بشريحة بيانات.

3. هل الواجهة عربية فعلاً؟ موظفة الاستقبال تعمل عليه طوال اليوم، والواجهة المترجمة ترجمة ناقصة تُبطئها وتكثر أخطاءها.

كيف يعمل الاستقبال في لمسة تك

لمسة تك نظام لإدارة الصالونات ومراكز السبا، مبني في السعودية، يعمل كاشيره على الآيباد وتُفتح لوحة تحكمه من المتصفح. وهذا ما يقابل كل مرحلة مما سبق:

1. الموعد. تقويم يومي وأسبوعي لكل موظفة، يمرّ فيه الموعد من الحجز إلى الوصول إلى التنفيذ إلى الفاتورة، ولا يُحجز فيه وقت الموظفة نفسها مرتين. وحجوزات موقع الحجز الإلكتروني الذي يحمل اسم صالونكِ تظهر في تقويم الآيباد ولوحة التحكم.

2. الزبونة بلا موعد. تُحاسب فوراً من الكاشير، أو تُسجَّل زبونة حاضرة في جدول اليوم، فتُختار خدماتها ثم موظفة لكل خدمة.

3. الفاتورة. الخدمات ومنتجات التجزئة في فاتورة واحدة، والباقات بسعر واحد، والخصم بحد أقصى تضعينه أنتِ. ويُسجَّل الدفع نقداً أو بالبطاقة أو بالاثنين معاً في الفاتورة نفسها.

4. بعد الدفع. طباعة على طابعة حرارية شبكية، واسترجاع كامل أو جزئي بالبند تعود معه الكمية إلى المخزون، وسجل فواتير تبحثين فيه وتعيدين الطباعة منه.

5. الفاتورة الإلكترونية. فوترة إلكترونية مبنية على متطلبات المرحلة الثانية من زاتكا: الآيباد يوقّع كل فاتورة ويبلّغها بعد الدفع، وتربطينه بالهيئة بنفسكِ خطوة بخطوة.

6. الوردية. تدخل كل موظفة برقمها السري وترى ما يخصها، وتُقفل الوردية بتقرير Z يبيّن ما يجب أن يكون في الدرج وما فيه فعلاً.

7. بطاقة الطوابع. تمسح موظفة الاستقبال من الآيباد بطاقة الطوابع الرقمية في جوال الزبونة فتُختم زيارتها، ولزبونة الآيفون أن تحفظ بطاقتها في Apple Wallet.

ولمسة تك يعمل على الآيباد في الوضع الأفقي، ويحتاج اتصالاً بالإنترنت، فاجعلي على الاستقبال اتصالاً احتياطياً كما سبق. وواجهته عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، مع الإنجليزية لمن تحتاجها، ونُدرّب فريقكِ على النظام. وتتابعين مبيعات اليوم وطرق الدفع من جوالكِ عبر لوحة التحكم.

ويُباع لمسة تك باشتراك سنوي واحد بكل مزاياه، قدره 2,500 ريال شامل ضريبة القيمة المضافة، دون رسوم على كل موظفة.