تقرير الفروقات في الجرد: كيف تقرؤه وتعرف سبب كل فرق

تقرير الفروقات في الجرد جدول يضع أمام كل صنف ثلاثة أرقام: رصيد النظام، والعدد الفعلي على الرف، والفرق بينهما. والفرق السالب نقص، والموجب زيادة. وتقرأ التقرير في ثلاث خطوات: تتأكد أن الفرق حقيقي، ثم ترتّب الفروق بقيمتها لا بعددها، ثم تقرأ نمط كل فرق، لأن النمط يدلّك على سببه.

وهذا المقال عن قراءة التقرير بعد العدّ. أما خطوات الجرد نفسها، من تجهيز المحل إلى تسجيل التسويات، فتجدها في دليل طريقة جرد المخزون في المحل.

أعمدة تقرير الفروقات وما يعنيه كل عمود

في أغلب أنظمة المخزون يتكوّن تقرير الفروقات من أربعة أعمدة:

1. الصنف ورمزه. الاسم وحده لا يكفي، فالرمز يفرّق بين صنفين متشابهين في الاسم.

2. رصيد النظام. هو الكمية التي يتوقعها النظام بعد كل بيع واستلام ومرتجع وهالك سُجّل.

3. العدد الفعلي. هو ما عُدّ على الرف وفي المستودع.

4. الفرق. هو العدد الفعلي ناقص رصيد النظام. فإن كان سالباً، فالبضاعة أقل مما يقوله النظام. وإن كان موجباً، فهي أكثر.

وبعض التقارير تضيف عمود القيمة، وهو الفرق مضروباً في تكلفة الصنف. وإن لم يكن في تقريرك، فأضفه بنفسك في ملف إكسل. واضرب في التكلفة لا في سعر البيع، فالتكلفة هي ما خسرته فعلاً.

ولا تحكم على الجرد من سطر الإجمالي. فالإجمالي يجمع النقص والزيادة معاً. نقص ثلاثين حبة في صنف وزيادة ثلاثين في صنف آخر يعطيان إجمالياً صفراً، وفي المحل خطآن. لذلك اقرأ التقرير سطراً سطراً.

قبل أن تبحث عن السبب: تأكد أن الفرق حقيقي

بعض الفروق لا وجود لها على الرف. وهذه أربعة مصادر لها:

1. خطأ في العدّ. أعد عدّ الصنف بيد أخرى قبل أن تحقق فيه.

2. البيع أثناء العدّ. إن استمر البيع، فقد يُعدّ الصنف قبل البيع ويُحسب رصيده بعده، فيظهر فرق لا وجود له. لذلك أوقف البيع في القسم الذي تجرده، أو أنهِ جرده في جلسة واحدة.

3. بضاعة في مكان لم يُعدّ. المستودع، والثلاجة، والواجهة، والبضاعة المحجوزة لعميل، كلها جزء من الرصيد.

4. خطأ في وحدة القياس. إن كان الصنف مسجلاً بالحبة وعددته بالكرتون، ظهر نقص كبير لا أساس له.

فإن بقي الفرق بعد هذا كله، فهو فرق حقيقي يستحق التحقيق.

رتّب الفروق بقيمتها لا بعددها

نقص ثلاث علب من عطر غالٍ أهم من نقص عشرين قلماً. لذلك رتّب السطور بقيمة الفرق، من الأكبر إلى الأصغر، أياً كانت إشارته. ثم ابدأ التحقيق من أعلى القائمة. وكثيراً ما تحمل سطور قليلة معظم القيمة، والباقي فروق صغيرة يكفي أن تسجّلها.

اقرأ نمط الفرق لتعرف سببه

الفرق رقم، لكن شكله يدلّ على سببه. وهذه الأنماط الشائعة، وأين تتحقق من كل منها:

1. نقص في صنف، وزيادة بالقدر نفسه في صنف يشبهه. السبب الأرجح أن الكاشير باع صنفاً بباركود الآخر، أو أن البضاعة استُلمت باسم غير اسمها. راجع مبيعات الصنفين في الفترة نفسها، ثم سوِّ الفرقين معاً، وصحّح الباركود.

2. فرق يساوي عدد حبات الكرتون أو مضاعفاته. هذا خطأ وحدة في الاستلام أو في العدّ، لا بضاعة ضائعة. راجع مستند الاستلام: هل أُدخل الكرتون حبة واحدة؟

3. زيادة تساوي كمية فاتورة مورد. الأرجح أن بضاعة وصلت ولم تُسجَّل. وإن كان نقصاً بالكمية نفسها، فربما سُجّلت فاتورة لم تصل بضاعتها، أو أُعيدت بضاعة إلى المورد دون مستند. راجع فواتير الموردين واستلاماتهم منذ الجرد السابق.

4. فرق في صنف يكثر إرجاعه. الزيادة تعني غالباً مرتجعاً عاد إلى الرف ولم يُسجَّل. والنقص يعني مرتجعاً سُجّل ولم يعد إلى الرف، لأنه تالف مثلاً. راجع المرتجعات وفواتيرها الأصلية.

5. نقص صغير يتكرر في أصناف تتلف أو تنكسر. هذا هالك رُمي دون أن يُسجَّل. راجع سجل الهالك، واسأل من يرتّب الرفوف.

6. نقص يتكرر في كل جرد، في أصناف صغيرة غالية، أو في قسم واحد. هنا يصبح احتمال السرقة وارداً، بعد أن تستبعد الأنماط السابقة. راجع عمليات الحذف والتعديل والخصم، ومن نفّذها ومتى، وقارنها بالورديات. وشرحنا علامات ذلك في كيف تعرف أن العامل يسرقك.

7. فرق يظهر ثم يختفي في الجرد التالي. هذا في الغالب خطأ عدّ أو توقيت، لا خسارة.

اكتب سبب كل فرق قبل أن ترحّله

أضف إلى التقرير عموداً أخيراً للسبب. واكتب فيه أحد الأنماط السابقة، أو «غير معروف». ثم قارن تقارير الجرد المتتالية. فالسبب الذي يتكرر في الصنف نفسه أو في القسم نفسه هو ما يستحق الإصلاح: صنف تطلب منه أكثر مما يُباع فيتلف، أو مورد تصل بضاعته ناقصة، أو وردية تتكرر بعدها الفروق.

ولا تترك سطر «غير معروف» يكبر من جرد إلى جرد. فهذا السطر هو المال الذي لا تعرف أين ذهب.

تقرير الفروقات في فكر تك ريتيل

فكر تك ريتيل نظام كاشير لمحلات التجزئة في السعودية. وشاشة الجرد فيه تبني تقرير الفروقات وأنت تعدّ:

1. العدّ. تعدّ يدوياً، أو تمسح باركود كل صنف فيُضاف إلى عدّه، أو تنزّل نموذج الجرد فتعبئه ثم تستورده.

2. الفروقات. يعرض الجرد أمام كل صنف ثلاثة أعمدة: النظام، والعدّ، والفرق. فتراجع الفروق صنفاً صنفاً، ثم تؤكدها بزر «تأكيد الفروقات» لتُرحَّل إلى المخزون.

3. التصدير. تصدّر الجرد إلى ملف إكسل عربي بأعمدته وإجمالياته، فتضيف إليه عمود القيمة وعمود السبب.

والسجلات التي تراجعها في كل نمط موجودة في النظام نفسه:

1. الاستلام. البضاعة الواصلة تُسجَّل بكمياتها وأسعارها، فتقارن الفرق بكمية ما استلمت.

2. التكلفة. تتعدّل تكلفة الصنف بالمتوسط مع كل فاتورة شراء، فتحسب قيمة الفرق بتكلفة صحيحة.

3. المرتجعات. كل مرتجع مرتبط بفاتورته الأصلية.

4. الهالك. لا ينزل التالف والمنتهي من المخزون إلا بسبب تختاره من قائمة.

5. التقارير. تقارير المبيعات والأصناف تبيّن مبيعات كل صنف، فتقارن صنفين متشابهين في الفترة نفسها.

6. سجل التدقيق. كل حذف أو تعديل أو خصم يُسجَّل في شاشة المدير باسم صاحبه ووقته.

وهذا كله في الاشتراك الشهري: 199 ريالاً شهرياً لمحل بفرع واحد، شاملة الضريبة، بلا رسوم ترخيص ولا رسوم تركيب. ولأكثر من فرع، بعرض سعر. وتجد مزايا النظام كلها في صفحة فكر تك ريتيل.

وإن أردت أن ترى الجرد وتقرير فروقاته على أصنافك أنت:

تواصل معنا على واتساب