برمجة نظام خاص أو شراء نظام جاهز: كيف تقرر ما يناسب منشأتك

هل تبرمج نظاماً خاصاً لمنشأتك أم تشتري نظاماً جاهزاً؟ إن كان نشاطك شائعاً، كالمطعم والمحل والصالون والمعهد، وكانت طريقة عملك تشبه طريقة عمل غيرك، فاشترِ نظاماً جاهزاً. فهو أسرع في البدء، وأقل مخاطرة، وتكلفته موزّعة على كل من يستعمله. وبرمج نظاماً خاصاً حين لا تجد منتجاً يغطي طريقة عملك، أو حين تحتاج إلى ربط أنظمة لا يربطها منتج جاهز.

وقرار برمجة نظام خاص أو شراء نظام جاهز ليس قراراً تقنياً في أصله. هو سؤال عن طريقة عملك: هل تشبه طريقة آلاف المنشآت، أم فيها خطوة لا تشبه أحداً؟ وفي هذا المقال معايير تحكم بها، وما الذي يحدد تكلفة البرمجة ومدتها، وأسئلة تطرحها على أي مزوّد قبل أن توقّع.

متى يكون النظام الجاهز هو القرار الصحيح

النظام الجاهز منتج بُني مرة واحدة ليخدم منشآت كثيرة من النوع نفسه. ويناسبك في ثلاث حالات.

الأولى أن يكون نشاطك شائعاً. فالمطعم يبيع ويصدر الفاتورة ويتابع المخزون، والمحل كذلك، والصالون يدير المواعيد والكاشير. هذه مشكلات حلّها غيرك قبلك، وجُرّب حلها عند منشآت كثيرة قبل أن يصل إليك.

الثانية أن تكون طريقة عملك معتادة. إن استطعت أن تصف يومك في سطرين يشبهان وصف منافسك، فالنظام الجاهز يكفيك. وإن خالف عادتك في تفصيل صغير، فتغيير العادة أرخص من برمجة نظام من أجلها.

الثالثة أن تريد البدء سريعاً. فالنظام الجاهز مبني قبل أن تطلبه، وتراه يعمل قبل أن تدفع. وتدفع اشتراكاً بدل أن تحمل تكلفة البناء وحدك، ويتولى صاحب المنتج تحديثه وإصلاحه.

وللجاهز حدود أيضاً. فأنت تتكيّف معه، ولا يتكيّف هو معك. وفيه مزايا لن تستعملها. وتطويره يسير على خطة صاحبه، لا على خطتك.

متى تحتاج إلى برمجة نظام خاص

النظام الخاص يُبنى لمنشأة واحدة على مقاس طريقة عملها. ويستحق تكلفته في أربع حالات.

الأولى أن تكون في عملك خطوة لا يغطيها أي منتج. كشركة مقاولات توزّع معداتها وعمّالها على مواقع متعددة، أو مصنع يربط طلبات عملائه بجدول الإنتاج. فإن جرّبت أكثر من نظام جاهز، ثم وجدت فريقك يعود في كل مرة إلى ملف إكسل، فهذه علامة واضحة.

الثانية الربط بين الأنظمة. إن كان موظفك يُدخل البيانات نفسها في نظامين، فالربط بينهما يوفّر وقته ويمنع أخطاءه. والنظام الجاهز يربط ما قرر صاحبه أن يربطه، لا كل ما تحتاج إليه أنت.

الثالثة الحجم والتعقيد. فروع كثيرة، وصلاحيات تختلف من دور إلى دور، وجهات تحتاج كل منها إلى بيانات معزولة عن غيرها. بعض المنتجات الجاهزة تحتمل ذلك، وبعضها لا يحتمله.

الرابعة التحكم في النظام نفسه: أين تُحفظ بياناتك، ومن يملك الشيفرة المصدرية، ومن يطوّر النظام بعد التسليم. وهذه أمور تُحسم في العقد، لا في العرض التسويقي.

وأحياناً يكون الحل بين الاثنين: نظام جاهز للعمل اليومي، وقطعة صغيرة تُبرمج لتربطه بما لا يربطه. فاسأل المزوّد هل يسمح نظامه بذلك قبل أن تقرر.

ما الذي يحدد تكلفة البرمجة الخاصة ومدتها

لا يوجد سعر ثابت لنظام خاص، لأن النظام الخاص لا يوجد قبل أن يُحدَّد نطاقه. ويزيد الجهد، ومعه التكلفة والمدة، بحسب ستة أمور.

عدد الأدوار: لكل نوع من المستخدمين، كالكاشير والمدير والمحاسب والعميل، شاشاته وصلاحياته.

عدد المنصات: لوحة على الويب شيء، وتطبيق للآيفون شيء آخر، وبرنامج مثبّت على أجهزة الفروع شيء ثالث.

الربط مع أنظمة أخرى: كل ربط يحتاج إلى تصميم واختبار، وقد تغيّره الجهة الأخرى بعد التسليم.

المتطلبات النظامية: كالفوترة الإلكترونية، وحماية البيانات الشخصية، وإتاحة الواجهة لذوي الإعاقة.

العمل بدون إنترنت: حفظ العملية على الجهاز ومزامنتها لاحقاً عمل كبير، ولا تحتاج إليه إلا إن كان انقطاع الشبكة يوقف نشاطك.

نقل البيانات القديمة: الأصناف والعملاء والأرصدة التي في نظامك الحالي أو في ملفات إكسل.

وانتبه إلى ما بعد التسليم. فالاستضافة والنسخ الاحتياطي والتحديثات وإصلاح الأعطال تكلفة مستمرة، ولا تظهر في العرض الأول. وكلما كان النطاق أوضح قبل البدء، قلّت المفاجآت في التكلفة والمدة.

أسئلة تطرحها على أي مزوّد قبل أن توقّع

وسواء اخترت نظاماً جاهزاً أم خاصاً، فاطرح هذه الأسئلة، واطلب أجوبتها مكتوبة.

هل الواجهة عربية من الأساس، أم ترجمة أُضيفت في آخر المشروع؟ جرّب شاشة الفاتورة والتقرير، لا الصفحة الأولى وحدها.

هل الفاتورة مبنية على متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟ ومن يوقّعها ويبلّغ بها: النظام نفسه، أم موظف عليه أن يتذكر؟

ماذا يحدث إذا انقطع الإنترنت وسط البيع؟

من يملك الشيفرة المصدرية، وأين تُحفظ البيانات، وهل يُكتب ذلك في العقد؟

إن تركت المزوّد يوماً، هل تستطيع أن تأخذ بياناتك معك؟

من يصلح العطل بعد التسليم، وكيف تصل إليه؟

هل يكتب لك المزوّد نطاق العمل في عرض مفصّل قبل أن يبدأ؟

أين تقف فكر تك من هذا السؤال

نحن نبني النوعين، ولذلك نستطيع أن نقول لك بصراحة أيهما يناسبك.

لأربعة أنشطة شائعة عندنا أنظمة جاهزة، نبنيها ونشغّلها بأنفسنا. فكر تك كاشير للمطاعم والمقاهي، يكمل البيع إذا انقطع الإنترنت، وتدخل إليه طلبات جاهز تلقائياً بعد أن نفعّل الربط للمطعم. وفكر تك ريتيل لمحلات التجزئة، كاشير يعمل من غير إنترنت، ومعه المخزون والمشتريات والتقارير. ولمسة تك للصالونات النسائية، فيها المواعيد والكاشير على آيباد الاستقبال وموقع حجز إلكتروني باسم الصالون. وفكر ليرن للمعاهد ومراكز التدريب، ترسل نشاط المتدربين إلى منصة فيوتشر إكس تلقائياً. وفي هذه الأنظمة الأربعة دعم فني عبر واتساب على مدار الساعة.

فإن كان نشاطك واحداً من هذه الأربعة، فنصيحتنا أن تبدأ بالجاهز، ولا تبرمج نظاماً خاصاً.

وإن كان نشاطك غيرها، أو احتجت إلى ما لا يغطيه منتج، فنبني لك نظاماً حسب الطلب، بالطريقة التي بنينا بها منتجاتنا. نبني لوحات تحكم على الويب تفتح من أي متصفح، وتطبيقات آيفون وآيباد أصلية، وبرامج سطح مكتب لأجهزة الفروع. ونربط أنظمتك ببعضها بأنظمة خلفية وواجهات برمجية، فلا يُدخل موظفك البيانات نفسها مرتين.

والعربية عندنا أصل من قاعدة البيانات إلى الشاشة، باتجاه صحيح من اليمين، لا ترجمة تُضاف في آخر المشروع. ونعطي كل دور صلاحياته، ونحفظ كل تعديل حساس في سجل تدقيق باسم من عمله ووقته. ونبني الفوترة الإلكترونية على متطلبات المرحلة الثانية، فتُوقَّع الفاتورة وتُبلَّغ من النظام نفسه. ونبني العمل بدون إنترنت حين يحتاجه النشاط، كما بنيناه في كاشير المطاعم وكاشير المحلات.

ونبدأ بالنطاق قبل الشيفرة. نجلس معك، ونحدد ما الذي يُبنى فعلاً، ونعطيك عرضاً مكتوباً بنطاق واضح قبل أن يبدأ أي عمل. ملكية الشيفرة المصدرية نتفق عليها في العقد. وندرّب فريقك على النظام.

أي نظام يناسب نشاطك؟

إن كان عندك مطعم أو محل أو صالون أو معهد، فابدأ من أي نظام يناسب نشاطك؟ في صفحتنا الرئيسية، ففيها الأنظمة الأربعة وبطاقة لكل نشاط آخر. وإن كان نشاطك يحتاج إلى نظام خاص، أو لم تحسم قرارك بعد، فتواصل معنا على واتساب وصِف لنا طريقة عملك.